智仁原创 | 员工拒绝办理离职交接，企业不得不知的管理要点
朱悦
根据劳动合同法的相关规定，双方劳动关系解除，企业需要为员工办理离职手续，员工应当配合办理离职交接。然而实务中，小到公司配备的办公用品，大到公司的业务资料以及工作数据，因员工缺乏责任心等个人因素，在离职过程时不配合交接的情况经常发生。笔者遇到过的案例中，存在部分企业通过拒绝支付工资以及离职补偿的方式以倒逼员工达到办理离职交接的目的。那么这种手段是否合法有效？如果不合法，作为用人单位，应当如何应对就此带来不利影响？又如何对此进行防范呢？首先我们可以来看一个案例。
·案例简介·
张某与某科技公司于2020年9月签订书面劳动合同。2021年5月，科技公司与张某签订《解除劳动关系协议书》，载明：“1.经双方协商一致解除劳动关系。2.甲方给予乙方一次性经济补偿14000元，在6月发工资时打入乙方中国银行工资卡。”后科技公司以张某未按要求办理工作交接手续等为由，未向张某支付上述协议中约定的经济补偿。
公司主张：根据《劳动合同法》第五十条第二款规定，劳动者应当按照双方约定，办理工作交接，用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办理工作交接时支付。张某未按照公司要求办理工作交接手续，导致顶替张某的工作人员难以开展后续的工作，给公司造成了经济损失，故而在经济补偿中做了部分抵扣，待张某按照公司要求办理工作交接手续后，该公司再支付剩余的经济补偿。
最终仲裁委认为：张某与科技公司之间签订的协议合法有效，公司并未将办理离职交接作为经济补偿的前提。公司若有证据证明张某确存在办理工作交接手续不符合要求而导致经济损失的，该公司可另行向张某主张权利，而不应在双方签订协议中约定的经济补偿中进行抵扣。因此，该公司应当按照双方签订协议的要求向张某支付经济补偿。仲裁委最终支持了张某的仲裁请求。
·律师评析·
在上述案例中，仲裁委并未将员工办理离职交接认定为用人单位拒绝支付经济补偿金的合理理由，而是将支付经济补偿以及办理交接进行区分，两者互不为前提，单独适用，但是这样一来，即便企业可就损失单独提起诉讼，但是实务中对于损失大小的举证无疑十分困难，一旦支付结清剩余费用，企业的合法权益或许仍无法保障。那么面对员工拒绝办理离职手续，单位可以采取哪些措施呢？
·合规建议·
一、事前保障措施
措施一：完善《劳动合同》内容
在签订《劳动合同》时就离职交接事项进行约定，包括结算办法和支付时间、损失赔偿扣款，如可约定“不办理工作交接的,用人单位委托其他人或机构代理这些工作的费用或安排其他员工加班的加班费将被视作为不办理工作交接的损失，如损失无法认定的，最低按该员工离职前的一个月工资标准计算”；
措施二：完善《规章制度》内容
在公司的规章制度中，明确员工工作交接的方法、内容、流程、责任，将离职手续的办理作为离职交接的第一个环节。奖金发放、物品交还、报销费用的申请，可以作为离职交接工作的条件或内容，列入企业规章制度，促使员工办理交接。在《报销制度》中将报销作为离职交接的内容之一，任何不符合报销流程、未审核完毕的费用，用人单位可以不予支付。
二、事后应对措施
措施一：暂缓办理离职手续及支付相应款项，并向员工告知要求办理工作交接；
由于新单位的就职一般需要以前单位办理完离职手续为前提，若原单位未完成离职手续的办理则新用人单位就无法聘用该员工，这样可以起到一定的制约作用。
同时，向员工告知，要求员工来公司办理工作交接，如果涉及要支付经济补偿金的，则在工作交接时支付，显然，未作工作交接的，不用提前支付经济补偿金及结算工资。但需要注意的是，企业与劳动者依法解除、终止劳动合同的，应当自办理解除或者终止劳动合同手续之日起5 日内一次性结清工资。在办理离职手续后的十五天内办理档案及社保转移手续。否则，员工将可能主张用人单位的行为对自己造成的损失。
■ 法条链接
《劳动合同法》 第五十条
劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。
用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
《浙江省企业工资支付管理办法》 第十九条
企业与劳动者依法解除、终止劳动合同的，应当自办理解除或者终止劳动合同手续之日起5 日内一次性结清工资。
《企业职工带薪年休假实施办法》第十二条
用人单位与职工解除或者终止劳动合同时，当年度未安排职工休满应休年休假的，应当按照职工当年已工作时间折算应休未休年休假天数并支付未休年休假工资报酬，但折算后不足1整天的部分不支付未休年休假工资报酬。
措施二：向员工主张损失
根据劳动部《工资支付暂行规定》第十六条规定，因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可按照劳动合同的约定要求其赔偿经济损失。经济损失的赔偿，可从劳动者本人的工资中扣除。但每月扣除的部分不得超过劳动者当月工资的20%。若扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。因此若公司可以举证员工造成的损失的，可以要求员工赔偿。但需要注意的是，证明存在经济损失的前提是需要固定相应证据，实践中应当着重关注以下两个方面：
（1）将损失进行量化。如公司安排其他员工履行离职员工职责而支出的加班费、与客户之间的沟通记录。用人单位可以主张其采取弥补手段的合理支出是员工拒不办理离职交接而造成的损失。在此过程中，用人单位应当注意保存相关证据，如雇佣第三方的协议、安排其他职工加班的邮件／加班单、与客户之间的沟通记录、内部的沟通记录等。
（2）就可能产生的损失反复催告员工要起履行相应职责。若反复催告后员工仍然怠于履行相应义务的，员工的过错会更加明显，举证时用人单位将处于主动地位。
■ 法条链接
《工资支付暂行规定》第十六条
因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可按照劳动合同的约定要求其赔偿经济损失。经济损失的赔偿，可从劳动者本人的工资中扣除。但每月扣除的部分不得超过劳动者当月工资的20%。若扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。
作者简介
朱悦
浙江智仁律师事务所
专职律师
专业方向：
劳动争议纠纷、企业法律风险防控
执业格言：
法者，天下之仪也。所以决疑而明是非也，百姓所县命也。
朱悦
根据劳动合同法的相关规定，双方劳动关系解除，企业需要为员工办理离职手续，员工应当配合办理离职交接。然而实务中，小到公司配备的办公用品，大到公司的业务资料以及工作数据，因员工缺乏责任心等个人因素，在离职过程时不配合交接的情况经常发生。笔者遇到过的案例中，存在部分企业通过拒绝支付工资以及离职补偿的方式以倒逼员工达到办理离职交接的目的。那么这种手段是否合法有效？如果不合法，作为用人单位，应当如何应对就此带来不利影响？又如何对此进行防范呢？首先我们可以来看一个案例。
·案例简介·
张某与某科技公司于2020年9月签订书面劳动合同。2021年5月，科技公司与张某签订《解除劳动关系协议书》，载明：“1.经双方协商一致解除劳动关系。2.甲方给予乙方一次性经济补偿14000元，在6月发工资时打入乙方中国银行工资卡。”后科技公司以张某未按要求办理工作交接手续等为由，未向张某支付上述协议中约定的经济补偿。
公司主张：根据《劳动合同法》第五十条第二款规定，劳动者应当按照双方约定，办理工作交接，用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办理工作交接时支付。张某未按照公司要求办理工作交接手续，导致顶替张某的工作人员难以开展后续的工作，给公司造成了经济损失，故而在经济补偿中做了部分抵扣，待张某按照公司要求办理工作交接手续后，该公司再支付剩余的经济补偿。
最终仲裁委认为：张某与科技公司之间签订的协议合法有效，公司并未将办理离职交接作为经济补偿的前提。公司若有证据证明张某确存在办理工作交接手续不符合要求而导致经济损失的，该公司可另行向张某主张权利，而不应在双方签订协议中约定的经济补偿中进行抵扣。因此，该公司应当按照双方签订协议的要求向张某支付经济补偿。仲裁委最终支持了张某的仲裁请求。
·律师评析·
在上述案例中，仲裁委并未将员工办理离职交接认定为用人单位拒绝支付经济补偿金的合理理由，而是将支付经济补偿以及办理交接进行区分，两者互不为前提，单独适用，但是这样一来，即便企业可就损失单独提起诉讼，但是实务中对于损失大小的举证无疑十分困难，一旦支付结清剩余费用，企业的合法权益或许仍无法保障。那么面对员工拒绝办理离职手续，单位可以采取哪些措施呢？
·合规建议·
一、事前保障措施
措施一：完善《劳动合同》内容
在签订《劳动合同》时就离职交接事项进行约定，包括结算办法和支付时间、损失赔偿扣款，如可约定“不办理工作交接的,用人单位委托其他人或机构代理这些工作的费用或安排其他员工加班的加班费将被视作为不办理工作交接的损失，如损失无法认定的，最低按该员工离职前的一个月工资标准计算”；
措施二：完善《规章制度》内容
在公司的规章制度中，明确员工工作交接的方法、内容、流程、责任，将离职手续的办理作为离职交接的第一个环节。奖金发放、物品交还、报销费用的申请，可以作为离职交接工作的条件或内容，列入企业规章制度，促使员工办理交接。在《报销制度》中将报销作为离职交接的内容之一，任何不符合报销流程、未审核完毕的费用，用人单位可以不予支付。
二、事后应对措施
措施一：暂缓办理离职手续及支付相应款项，并向员工告知要求办理工作交接；
由于新单位的就职一般需要以前单位办理完离职手续为前提，若原单位未完成离职手续的办理则新用人单位就无法聘用该员工，这样可以起到一定的制约作用。
同时，向员工告知，要求员工来公司办理工作交接，如果涉及要支付经济补偿金的，则在工作交接时支付，显然，未作工作交接的，不用提前支付经济补偿金及结算工资。但需要注意的是，企业与劳动者依法解除、终止劳动合同的，应当自办理解除或者终止劳动合同手续之日起5 日内一次性结清工资。在办理离职手续后的十五天内办理档案及社保转移手续。否则，员工将可能主张用人单位的行为对自己造成的损失。
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《劳动合同法》 第五十条
劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。
用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
《浙江省企业工资支付管理办法》 第十九条
企业与劳动者依法解除、终止劳动合同的，应当自办理解除或者终止劳动合同手续之日起5 日内一次性结清工资。
《企业职工带薪年休假实施办法》第十二条
用人单位与职工解除或者终止劳动合同时，当年度未安排职工休满应休年休假的，应当按照职工当年已工作时间折算应休未休年休假天数并支付未休年休假工资报酬，但折算后不足1整天的部分不支付未休年休假工资报酬。
措施二：向员工主张损失
根据劳动部《工资支付暂行规定》第十六条规定，因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可按照劳动合同的约定要求其赔偿经济损失。经济损失的赔偿，可从劳动者本人的工资中扣除。但每月扣除的部分不得超过劳动者当月工资的20%。若扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。因此若公司可以举证员工造成的损失的，可以要求员工赔偿。但需要注意的是，证明存在经济损失的前提是需要固定相应证据，实践中应当着重关注以下两个方面：
（1）将损失进行量化。如公司安排其他员工履行离职员工职责而支出的加班费、与客户之间的沟通记录。用人单位可以主张其采取弥补手段的合理支出是员工拒不办理离职交接而造成的损失。在此过程中，用人单位应当注意保存相关证据，如雇佣第三方的协议、安排其他职工加班的邮件／加班单、与客户之间的沟通记录、内部的沟通记录等。
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