【如何做好建设项目文件的组卷工作】
建设项目文件在完成积累后,要进行系统整理,才能进行归档。项目文件的系统整理是指按照一定的整理原则和方法,遵循项目文件形成的规律和成套性的特点,对存在一定有机联系、价值相同或相近的项目文件进行组合,形成一组文件的集合体,这种文件集合体称为案卷。将项目文件按照其形成规律和有机联系组成案卷的过程,称为组卷。

项目文件的组卷原则
项目文件的组卷应考虑项目文件的成套性及内在联系性,即按文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,科学分类,合理组卷。可按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》及各行业工程技术施工、验收评定规范及档案管理相关规范的要求,对项目文件进行分类、整理、组卷。组卷应考虑卷内文件的独立完整性,即确保卷内文件内容应相对独立完整,根据卷内文件的性质、特点、内容和文件数量组成一卷或多卷。独立成册、成套的项目文件,应保持其原貌,不宜拆散重新组卷。
组卷应考虑项目文件的完整性。项目文件收集完整是项目档案工作基本要求,即将反映同一主题、具有内在关联的项目文件收集齐全并合理组卷。

项目文件的组卷要求
项目文件组卷的主体单位应为项目文件的形成单位,即项目文件形成单位按照档案管理要求,对项目文件进行分类、整理、组卷。
项目文件组卷前,应收集齐全、完整,签章手续完备,其载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。
组卷时还要特别注意:(1)案卷内不应存在重复文件,文件附件共用时,应在备考表中注明。(2)不同保管期限文件组成一卷时,案卷保管期限实行从长原则。(3)不同载体形式文件应分别组卷。

项目文件的组卷方法
由于项目文件性质、内容、形成阶段以及形成单位不同,组卷的方法也存在相应差别。在遵循组卷原则的基础上,针对各行业特点,合理组卷,确保满足便于保管和提供利用的需要。
一是项目前期文件、工程管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件,一般按阶段、问题、来源组卷。二是设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷,设计更改文件应按专业(单位工程)、时间组卷。三是施工文件一般按单位工程组卷。四是调试文件一般按调试阶段、专业、系统组卷。五是质量监督文件一般按阶段、节点、专业组卷。六是监理文件一般按文种、专业(标段)、时间等特征组卷。七是原材料质量证明文件一般分专业按材料种类、型号组卷。八是设备文件一般按设备成套性特点,分专业、系统按台套组卷。

组卷常见问题及解决方法

1、前期文件
在前期文件组卷过程中,经常会遇到同一问题涉及的内容较多,一个案卷无法将所有内容包括进去的情况,如可行性研究、初步设计文件等,涉及审查意见、报告、说明、图纸等较多内容。此类文件的组卷应根据文件形成的自然规律,在保持内容相对独立完整的情况下分别组卷。同时,所组的同一主题内容的案卷应按照文件形成的时间顺序排列,以保持案卷之间及案卷内文件之间的有机联系。

2、施工文件
一般按照单位工程,结合工序,并根据施工文件内容的多少组成一卷或多卷。但在实际建设中,有时建设单位在项目划分时,会将一个单位工程分别承包给几个施工单位。例如,一个单位工程的不同的若干分部工程分别承包给不同的施工单位,针对这种情况的组卷,应遵循谁承包、谁整理的原则,由各施工单位分别对各自承建部分的施工文件整理组卷,在整个单位工程竣工后,按照单位工程项目划分的先后顺序,将各施工单位形成的案卷进行排列,形成一套完整的单位工程案卷。施工文件在组卷过程中,会常出现未按施工工序组卷而按文种组卷的问题,割裂了文件之间有机联系,如混凝土施工记录、检验报告等,应按照施工部位及施工工序组卷,以确保形成案卷的质量及方便提供利用。

3、调试文件
一般按照阶段、专业(系统)整理组卷,即将同一阶段的调试文件按照系统性、成套性的原则组卷。但在实际组卷中,常出现不分阶段而按文种组卷的问题。例如,将各调试阶段的调试方案、措施等组为一卷,各调试阶段的调试记录、报告等组为一卷的错误组卷方法,必须注意克服。以水电建设项目为例,调试项目一般包括设备单体调试及充水试验、有水调试、过速调试、电流上升试验、甩负荷试验、荷载试验等各阶段调试以及72小时满负荷整套试运,后续还有涉网试验、性能试验等。组卷时,应区分阶段进行系统组卷:单体调试文件一般由安装单位组在施工文件案卷中;充水试验、有水调试、过速调试、电流上升试验、甩负荷试验、荷载试验及整套启动调试文件,由调试单位按照阶段将调试方案、措施、调试记录及报告等整理组卷;性能试验是在机组考核期对效率、振动等技术指标所做的试验项目,所形成的性能试验方案、报告等文件由试验单位按照试验项目整理组卷。

4、质量监督文件
一般按照阶段、专业整理组卷。质量监督文件是由质量监督机构形成的文件,按照各行业监督检查规范所规定的质量监督阶段(节点)组卷。在实际操作时,经常出现将各专业、各阶段(节点)的同一类文件组为一卷的错误组卷方法,不是将各阶段(节点)监督检查报告、整改闭环文件等按照文种分别组卷,而是应该将一个阶段(节点)的全部文件组在同一卷,即监督检查报告、申请、各单位汇报材料、整改闭环文件等同一阶段(节点)所有文件组为一卷。

5、监理文件
应按文种、专业、时间等特征组卷。监理文件分为监理策划文件、监理记录文件、监理会议及报表、监理审查文件等。监理大纲、规划、实施细则等监理策划性文件按照文种组卷;监理日志、旁站记录等记录性文件按照专业组卷,其中监理日志按照专业,结合记录人及记录时间等组卷,监理旁站记录按照专业,结合旁站点设置的顺序或时间顺序组卷;监理会议及报表类文件按照时间顺序组卷;关于质量、进度、安全、资金等监理审查文件应由报验的施工单位整理组卷,以确保项目文件的完整性、成套性。

6、原材料质量证明文件
原材料质量证明文件应分专业按材料种类、型号组卷。对于承建范围涉及多个单位工程的施工单位,参照各行业档案管理规范,将同专业、同品种或同一类型材料的出厂质量合格证明文件、试验报告、进场报验文件、复试报告、试验委托单、见证取样文件等按照各行业档案的分类集中组卷。当然,在实际施工过程中,注意原材料要分品种、材料种类进行报审,以免组卷时不易分开;对于只承建一个单位工程的施工单位,为保证单位工程施工文件的完整性和成套性,可将原材料全套文件按照单位工程组卷。
在项目文件组卷过程中,要注意文件的闭合性,如设计变更通知单要与执行反馈单、监理通知单与回复单、质量监督检查报告与整改闭环单、设备缺陷通知单与处理报验单等存在闭环文件,通知类及回复类文件应一一对应组卷,不能分别组卷,应确保二者有机联系。
在建设项目档案管理中,档案整理工作的好坏是提高工程管理及后续生产运营工作效率、提高档案利用率的关键,而在档案整理中,档案的组卷环节又是重中之重。因此,掌握项目档案的组卷原则、方法、要求及克服实际组卷过程中常出现的问题,是做好项目文件组卷工作的基础,项目档案管理人员有责任做好项目档案的组卷工作,使项目档案为今后的生产运营工作发挥更大作用。

作者单位:国家档案局

文章来源:《中国档案》杂志2021年第10期

图片来源:作者提供

【康熙年间,一行人毅然北游,路上所见所闻,犹如一部《山海经》】古人喜好书写游记,在这些游记当中,不乏荒诞离奇,乃至于怪力乱神的描写。比如以下这段“清人北游奇遇记”,便足以令今人感到啧啧称奇。#历史冷知识#

湖南学子吴子春,落榜之后,在京为商,他酷爱地理,曾对友人说:“愿效法徐霞客,游历名山大泽,不枉此生也!”

康熙三十六年,吴子春终于打定主意,他不惜重金买下“路引”,约上志同道合者九人,雇佣脚夫十人,携带刀剑弓弩,备齐干粮淡水,以骆驼五匹、骡马十匹,驮着辎重,于康熙三十六年三月正式启程。

一行人等,先到珲春,休整几天之后,正式向北进发,一路上风餐露宿, 披星戴月,受尽颠簸之苦,终于到达戈壁。

此地好个荒凉,但见飞沙浩渺,遮天蔽日;数步之外,不能见人。骡马受惊,四散而逃,费尽千般辛苦,总算找回几匹。赶紧清点辎重,所带干粮,尚够充饥十日,无奈淡水已所剩无几,照此下去,不出三五日,便纷纷都要渴死啰。

众人一面顶着风沙前行,一面试图找寻水源。烈日当头,酷热难耐;飞沙如刀,割伤脸面,令人无不叫苦。这般苦楚之下,有人打起退堂鼓,想要掉头往回走。吴子春好言相劝,讲出天降大任于斯人的道理,只有吃得苦中苦,方能成为人上人。倘若半途而废,只怕这辈子都会深感遗憾。

他的话掷地有声,句句打动人心,于是大家相互勉励,你拽着我,我拉着你,重又顶着烈日飞沙踏上征程。

同行人中,有一人略懂找寻水脉的本领,就在大家已经干渴的唇干舌裂之时,这人终于找到一处水脉。掘地数丈,终于见到水源,大家拼命用手捧水来喝,顿感神清气爽,无不大呼痛快。

吴子春笑称此乃地宫清泉,无异于天宫瑶池中的金津玉露。众人大笑,笑罢,重又哀叹,水源稀少,只管人喝,不够喂马,若渴死了骡马,那些辎重就要全凭人力驮着哩。

那个能识别水脉的人,只好另行寻找其他水源。找了一块高地,手搭凉棚,朝四外远眺,陡然手舞足蹈,他见到西南方向有个沙丘,认定沙丘之下,必有伏泉。众人冲过去,合力挖掘,一个时辰之后,清水终于咕嘟咕嘟冒了出来。涓涓清水,清甜爽口,人与牲口,一并牛饮,一个个喝得肚子滚圆,才终于不再喝了。

喝饱之后,吴子春带头跪拜这一眼清泉,感谢上苍怜悯,赐给他们“广利刺泉”。

注:“广利刺泉”源自唐朝诗人顾云的《天威行》中——“耿恭拜出井底水,广利刺开山上泉。”

参拜完毕之后,将水囊水瓶灌满,一行人再次上路。又走十余日,终于见到人烟,询问之后,知道立足之地属于准什噶尔的管辖范围。在此地休养了几天,补充了给养,再次准备向北行。

部落中人好言相劝:“出了准什噶尔的势力范围,属于蛮荒地带,常有蛮族出没,那里的人彪悍骁勇,对外人并不友好。”

吴子春谢过部落中人,毅然而然继续上路。走了一月有余,再次见到一个大型部落,这里的人披头散发,面如油栗,几乎所有的成年男女,脸上都刺有图腾。吴子春试图与他们沟通,发现他们根本听不懂中原的语言,而吴子春一众人等,也对他们使用的语言一窍不通。

就在双方咿咿呀呀,比比划划之时,从人群中挤进一个身穿皮裘的土著男子,他居然能讲一口流利的锡伯语,队伍之中恰好有人懂得锡伯语,于是双方展开交流。

土著男子听说他们来自中原,兴奋至极,立即翻译给族长。族长随即高呼一声,部落中人纷纷手舞足蹈,以舞蹈的形式欢迎远道而来的客人。

吴子春一伙被请到大帐之中,经过与那个会说锡伯语的男子一通交流,得知这里就是准什噶尔部众所说的蛮荒部落。这里的人不会耕种,恶劣的天气也不适宜耕种,因此这里的人以狩猎和蓄养牛羊来维持生存。这里没有文字,也不懂贸易,对于中原人士尊奉的礼法,这里的人更是一概不晓。

另外,会说锡伯语的男子还刻意对吴子春一众说道,原本他们居住的区域也属于大清国的管辖范围,自从大清与罗刹国(古代对俄罗斯的称呼)签订条约(尼布楚条约)之后,天山以北划归给了罗刹人,随后他们就遭到了罗刹人的裹挟,部分族人顺从了罗刹人,不顺从的就与罗刹人展开厮杀,幸存下来的少数人辗转来到了这个地方,自此过起了与世无争的桃源生活。时间久了,人们开始惧怕外面的世界,既不愿意接触外界的人,也不愿意外界的人踏足这里。因此一旦有外人进入他们的领地,他们就会群起出动,将外人吓跑。这一来,他们就成了外人眼里的蛮族野人。

吴子春等人听罢之后,深深为这些人的遭遇感到同情。在这里住了几天之后,吴子春等人又要上路了。蛮族中人送给他们牛脯和足够的淡水,并给他们指了一条安全好走的路线。

走了三天之后,再一次人烟断绝。朔风凛凛,放眼望去,一片荒凉,大风吹得人眼睛睁不开,根本不能借天上的日头来识别道路,只能凭借指南针以定方位。又走了五六天,干粮和淡水所剩无几,众人再次发愁起来。吴子春登上高地,意图找到水源,居然发现山峦之中,炊烟直上,似有人家居住。于是赶紧招呼大家朝着冒烟的方向赶奔过去。

离得近了,发现果然是一个村落。村落的规模不大,粗略一数,最多不过十五、六户人家。有人发现了吴子春一伙陌生人,于是打起呼哨,立即从每家每户之中冲出壮年,手持刀棒,准备御敌。吴子春慌忙摆手,高呼自己这边都是好人,绝无恶意。对方也不知道听没听懂他的话,见他们没有恶意,于是放下刀棒,一个黑面黑衣的高个子大汉走过来与吴子春一伙交涉。

吴子春仔细看了这里的人,发现他们的面容和衣着,似乎是蒙古人,但似乎又不是。那个黑面大汉所说的也不是蒙古语,而是罗刹语。队伍之中,那个会说锡伯语的人,也多少懂得一些罗刹语,交谈之后,对方十分高兴,赶紧将吴子春一伙请到一间很大的木屋之中,有人端来食物,请吴子春一伙充饥。

这里的人十分好客,虽然双方的语言不通,但通过手势,以及那个稍懂罗刹语的人做翻译,双方也多多少少能沟通一下。

吴子春看到这里的人虽然分开居住,但吃饭的时候,会聚在一起。他们用一个巨大的方炉烤制食物,烤出的食物外焦里嫩,十分可口。问了名字,得知这种东西叫作面包。

于是,吴子春用银饼(银子的一种)跟当地人交换面包,当地人又送了他们一些肉脯,给予他们充足的淡水,目送他们远去。

向北又走了五天,天气愈发寒冷了起来,寒风扑面,痛如刀割,明明是白昼,却瞬间变为黑夜,大家只能选择背风的地方,搭起帐篷,在地上挖坑,堆上木炭,点燃之后,一面烹煮肉脯,一面借热气取暖。

黑夜退去之后,吴子春一伙不敢贸然上路。说来也巧,居然有个土人路过,吴子春赶紧将土人拦住,给他食物,请他说明这里究竟是什么地方。

土人所用的也是罗刹语,通过翻译,得知这个地方名叫“夙木”,没有四季之分,多数时候寒风怒吼,酷似寒冬,白昼的时间很短,有时候眨眼即黑,伴随着寒风会落下巴掌大的雪片,在这里很难生存下去,所以要么快些赶路,走出这片严酷的地域,要么往回走,远离这里。

吴子春决议再往前走,于是请土人为向导,走了十天,终于另有一番景致。眼前一片荒山,山峰如琢玉,白茫茫一望无际。

充当向导的土人给他们指了方向后离去,一行人又走了十余天,在一陌生地域修整,这里的土人所使用的语言再也无法听懂,土人如鼹鼠一般,挖地生存。其面目黝黑粗糙,以鸵鸟毛皮御寒,茹毛饮血吃生肉、喝生水,与野人无异。这里的白天更短,黑夜更长,吴子春一伙认为此地不宜久留,于是备齐淡水食物,继续北上。

又走十余日,遇到一条冰河。河对岸是一座冰山,寒风从冰山中穿过,发出呜鸣之声,如同冤鬼哭泣,众人无不惊骇,不敢再往前走。众人看到在冰山脚下,有一些体型巨大的动物,模样像极了老鼠,却比老鼠大出数倍,浑身皮毛呈银色,用爪牙凿开冰面,到水中抓鱼。

吴子春捡起那些怪异鼠类丢下的鱼,发现这里的鱼居然长着短短的角,两腮各有十多条须子,脊背上长有如剑戟一样的鱼鳍,异常坚硬,十分锋利。炖来尝试味道,其味苦涩,并不好吃。

夜里观望星辰,天上星寥寥数颗,北斗星已过南数度,用指南针辨别方位,发现指南针居然不能转动。

这并非好兆头,众人商议之后,认为不宜再往前行,前面冰雪皑皑,不知凶险,执意前行,恐怕难以生还。吴子春接受建议,改辙向南,走了一年多,方才到达珲春。去时二十人,回来仅十个,不幸罹难之人,埋骨荒凉之地,再无法回归中原。

吴子春回到京师之后,将自己一路上的所见所闻记录下来,编撰成册,刊印发行,取名《北游杂记》。可惜这本书未能全数留存下来,后世学子“泖滨野客”将残存的部分记载于笔记之中,这便有了笔者这篇拙作。至于吴子春所述是否真实,他到过的地方究竟又是何地,就不得而知了。

无论身处何方,总要面对日用伦常中我们面前赫然呈现的陌生性。
传播,人类奇妙的生命线。
梭罗大大,终究是错付了,本想夸夸“身后腹语”,结果没想到如今的青春之殇们吧[开学季][开学季]
先哲们有书写能力,却放弃用文字记在转瞬即逝的思想火花,结果被弟子们记录、编码、弘扬和扭曲,真是奇妙的事。其实是很平常很早就知道的事,但读这本之前从未这样想过,这就是新奇之处~


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