一纸调查解除十年误解
疫情期间的做饭这件事可是越来越成为矛盾。特别是小屁孩儿这个不吃，那个不行，还辩解说自己想吃的菜不给做，这可是烦透了我。凭主观印象，这破孩子好像也就吃两三种菜，我心急如焚。“你到底吃什么给我列个清单吧”，我直视着他，决心要彻底解决一下这个问题了，解决这个无比挑剔的破孩子，在我没有条件没有能力把他扔到非洲彻底体验下贫困的生活时。
以为说说就过去了，转天又遇到了不吃的问题，我不得不直接拿过纸和笔，认认真真一个一个记录，还检索了下，为了让菜单更丰富。蔬菜清单被分成“吃”、“不吃”、“可吃”三类。常见蔬菜列完以后，我瞬间没了脾气再指责孩子。因为41种蔬菜中，有26中吃的，4种适当注意烹调方式可吃的，合起来是30中，而不吃的只有11种，仅占25%，不得不说，这饮食范围完全正常，至少不能叫做挑食。再仔细想想，太过挑剔的印象来自于两个爸爸最爱吃的才，确实孩子最不爱吃的。假设是孩子负责买菜的话，那么被指责挑剔的可能就要颠倒过来。这份蔬菜清单完全颠覆了我和孩子爸爸的强烈的主观感受。
于是，今晚，一家三口围坐桌前，我拿着满满一页的“调研报告”正式宣告：孩子的饮食结构完全正常，不是个挑剔的孩子，是好孩子。我们的感受来自大人标准做依据而忽略了孩子需求造成的，不是孩子的问题。
疫情期间的做饭这件事可是越来越成为矛盾。特别是小屁孩儿这个不吃，那个不行，还辩解说自己想吃的菜不给做，这可是烦透了我。凭主观印象，这破孩子好像也就吃两三种菜，我心急如焚。“你到底吃什么给我列个清单吧”，我直视着他，决心要彻底解决一下这个问题了，解决这个无比挑剔的破孩子，在我没有条件没有能力把他扔到非洲彻底体验下贫困的生活时。
以为说说就过去了，转天又遇到了不吃的问题，我不得不直接拿过纸和笔，认认真真一个一个记录，还检索了下，为了让菜单更丰富。蔬菜清单被分成“吃”、“不吃”、“可吃”三类。常见蔬菜列完以后，我瞬间没了脾气再指责孩子。因为41种蔬菜中，有26中吃的，4种适当注意烹调方式可吃的，合起来是30中，而不吃的只有11种，仅占25%，不得不说，这饮食范围完全正常，至少不能叫做挑食。再仔细想想，太过挑剔的印象来自于两个爸爸最爱吃的才，确实孩子最不爱吃的。假设是孩子负责买菜的话，那么被指责挑剔的可能就要颠倒过来。这份蔬菜清单完全颠覆了我和孩子爸爸的强烈的主观感受。
于是，今晚，一家三口围坐桌前，我拿着满满一页的“调研报告”正式宣告：孩子的饮食结构完全正常，不是个挑剔的孩子，是好孩子。我们的感受来自大人标准做依据而忽略了孩子需求造成的，不是孩子的问题。
《搞定:无压工作的艺术》
[微风]关于作者
戴维·艾伦，美国著名的管理思想家，时间管理领域的世界级权威，GTD 时间管理方法的创始人，被《福布斯》评为美国最优秀管理专家之一。作为一名行政管理培训专家和教育家，他拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。
[微风]关于本书
时间管理领域的经典名作，首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法，帮助我们解除精神负担，保持大脑良好状态，轻松高效完成工作。
[微风]核心内容
GTD 时间管理体系认为，时间管理的关键，不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率，它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容地面对繁重工作。
[微风]内容简介
我们在工作中基本都会遇到工作量繁重，但是时间、精力又有限的情况，这给我们带来很大压力。你可能一天要写上百封电子邮件，也可能同时在几十个微信群里回复信息，在这种状态下，你的工作状态很难达到最好，还会影响生活的幸福感，所以，越来越多的职场人需要学会时间管理方法。
那么，我们到底要怎么样做时间管理。时间管理管什么？我们用时间管理，想要获得什么样的结果？这些在《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》这本书里都给出了很好的答案。
这本书理论体系的关注点，并不仅仅在于通过技术性安排日程来提高工作效率，作者非常深刻地抓住了时间管理的本质目标，那就是管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容地面对繁重工作。这也是《搞定》这本书的副标题所揭示的信息，它追求一种轻松无压力的工作状态。
[威武]这本书主要包括以下三个重点：
一，GTD 方法认为，时间管理的核心目标在于通过外部工具解除精神负担，保持大脑轻松愉快；
二，如何通过横向管理方法，妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统；
三，如何通过纵向管理方法，处理重点工作项目。
[炸鸡腿]第一部分
在社会运转速度越来越快的情况下，人们面临的工作压力越来越大，也越来越普遍，这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过，人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西，很多现代的时间管理学流派，也就将注意力集中在了工作计划上，将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划，通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法，让你的日程变得条理清晰，然后妥善执行计划，达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。
不过，相比这些流派，戴维·艾伦的 GTD 方法考虑问题要深刻很多。它并不是不重视工作计划，而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题：备忘录、时间表、日程表、工作计划，弄出这些东西的目的是什么？只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗？GTD 方法并不这么想。它认为，你弄出工作计划，进行时间管理，归根结底是要通过外在的工具和技术，将那些可能让你心烦意乱的工作安排，从你的大脑里移出去，让你的大脑保持轻松愉快，以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。只有轻松愉快的状态，才能让你提高工作效率和质量。
GTD 方法做出这样的论断，是基于什么样的理论基础呢？是基于戴维·艾伦对人类大脑弱点的认识。这里面有长期的经验判断，也有脑科学和认知科学的研究成果。虽然人类的大脑极其复杂精巧，但它也并不是无所不能的，也有很多局限。其中一个非常重要的局限，就是大脑很难一边思考，一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强，就像是小学生背古诗，如果通过思考先想清楚诗句含义，肯定比囫囵吞枣生背效果好，但是，思考和记忆其实不是同时完成的。对你的大脑来说，如果要保持强大的思考能力，去应对工作任务，就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。举个例子来说，如果你一边处理工作任务，一边还要绞尽脑汁去回忆，明天要处理的任务老板是怎么交代的，或是还要去纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成，这种状态难免会让你精神紧张，工作效率和质量也就难以保证了。这就是 GTD 方法要避免的一种状态。
对于人类大脑的这个特性，用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器，也就是 CPU，然后有个部件和 CPU 相连，叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前，以及运算结果从 CPU 输出之后，都需要在随机存储器里短期存储一下。但是，随机存储器不能堆积太多的数据，如果它被填满了，CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的，而人类大脑也是如此，昨天的任务没有处理完，明天的任务需要明确细节，这些占用记忆资源的内容如果堆积过多，就会严重影响大脑的思考能力。
很多时候，繁重琐碎的工作任务之下，让你产生巨大精神压力的，其实主要是事情缠夹不清、搅和在一起的状态。很多时候，工作本身即便有挑战性，如果只需要面对手头的这个任务，其实也还算可以忍受。但如果在处理手头任务的时候，还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾、或者明天的任务怎么开头，这种感觉就太可怕了。因此，在繁重琐碎的工作压力下，时间管理的核心目标，就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑，让你不用考虑昨天和明天，始终只需要面对今天的事情，面对手头的工作任务。你的状态比较轻松，注意力比较集中，也就更能够提高工作的效率和质量。
那么，把它们从大脑里赶到什么地方去呢？看看电脑的例子，其实很简单。对电脑来说，要保持 CPU 的思考能力，避免随机存储器被数据填满，就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆，它来做专业的事情，就可以把 CPU 解放出来，专心致志地完成思考和运算任务。对照电脑的安排，你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘。GTD 方法认为，将工作任务分门别类整理妥当，放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去，就相当于将数据转移到硬盘里存储，为大脑留出充分的思考空间。
衡量这样的一个工作计划系统是否成功，并不在于载体和形式，最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的关键是，将工作任务整理到这个系统里去之后，你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢？有两点要注意。
第一，昨天的工作任务一定要按计划完成，除了那些自己不能控制的特殊情况之外，不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴，在脑海里挥之不去，就会影响今天的状态。而且，工作留尾巴还有另外一层危害：我们大脑的状态会受到情绪的影响，你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候，就相当于在做一个自我承诺，工作没有按计划完成，就相当于自我承诺没有实现，虽然没有外人来惩罚，但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感，这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担，所以要尽量避免制定不切实际的工作计划，充分考虑自己的能力和任务难度。
第二，明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候，一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能，就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘，意思就是说，你的大脑即使忘了也没关系，因为整理到外脑里的信息是充分的，等到需要的时候，看一眼就可以动手干活。
[炸鸡腿]第二部分
除了提出原则之外，GTD 方法也提供了一整套具体的操作流程，就是如何通过横向管理方法，妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统。
GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段，五个阶段循序渐进，构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括：第一，收集，要收集一切与工作相关的事务与信息；第二，理清，要理清每个项目的意义和相关措施；第三，整理，要组织整理形成工作清单，提出选项；第四，回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；第五，执行，要着手行动，全身心地投入工作中。
这五个步骤并不复杂，我们在每天日常的工作和生活中，可能已经不自觉地运用了这套方法。设想这样一种情形，朋友前来拜访，你准备给他做顿饭，而这个时候厨房里一团糟，你会怎么处理呢？首先，你要确定所有需要妥善放置的东西，食材、调料、厨具、垃圾，这一步是收集；然后，你决定哪些要扔掉，哪些要留在原处，哪些应当重新摆放，这一步是理清；接下来，你根据要做的菜，将不用的东西放回冰箱和柜子，要用的东西摆放在顺手的地方，青菜放在水池中清洗，垃圾扔进垃圾桶，这一步是整理；然后你核对一下准备的食谱，看看手头材料和工具是否齐备，这一步是回顾；最后，点火，起锅，开始做饭，这一步就是执行。
[炸鸡腿]第三部分
你在运用横向管理方法整理工作计划的时候，有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作，需要集中力量突破，还需要经历不同的处理步骤。GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目，项目往往是你工作日程中的重点和难点。同时，GTD 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南。如何通过纵向管理方法，处理重点工作项目。这种方法符合大脑处理工作的自然过程，也称为自然计划法。
纵向管理方法也分为五个步骤。
第一步是定义目标和原则，既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标，也要明确在处理这项工作项目的过程中，你所遵循的原则和价值观。
第二步是展望结果，描绘前景。工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，你应当在大脑里清楚勾勒出来，而且能用语言清晰描述出来。
第三步是头脑风暴。有了目标，有了关于未来成功的景象，在足够放松的状态下，你的大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过，比选择工具更重要的，是你在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量，不要太在意质量，不要对自己的想法过早给予评判和质疑，要努力打破常规和思维定式，至于对想法的评价、分析和组织，留给下一步就好了，也就是第四步，组织整理。
在第四步组织整理这个阶段，你要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类，然后上一阶段不是头脑风暴了吗？再把获得的成果分类填空，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。
最后一步，也就是第五步，采取行动。你要根据确定的方案，妥善分配资源，坚持不懈，直到成功。
举个例子，说明下五段式纵向管理方法的操作过程。假设你准备安排一个饭局，在所有的工作开始前，你先要确定为什么要吃这顿饭，只是为了自己填饱肚子，还是要和老朋友交流感情，或者是想谈成一笔生意。这一步就是目标。目标确定之后，你的脑海里出现了这个饭局的情景，例如，在一家金碧辉煌的商务餐厅，和生意伙伴一边碰杯一边交谈。这一步是前景和展望。如果你认同这种展望，你的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题，应该选择中餐还是西餐，餐厅的环境好不好，选定的餐厅会营业到几点，人多不多，要不要预定，如何邀请你的生意伙伴，要不要安排车辆，诸如此类。这个时候，你已经进入了头脑风暴的阶段。当你的头脑被问题和想法填满之后，接下来的工作就是组织整理，把饭局成功的条件做一个大概的分类，比如，地点选择，时间安排，流程和细节，再将头脑风暴的成果分门别类地填进去，通过评估形成方案。最后一个阶段，你开始行动了，拿起电话预定餐厅，联系生意伙伴，确定行程，安排车辆，最后收获一个成功的饭局。
按照 GTD 原则，时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担，所以我们要建立工作计划系统，将繁琐的事务赶出大脑，让你轻松愉快地面对眼前工作。而自然计划法的核心，同样也是缓解压力、释放大脑，让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态，自然而然地产生创意思维，想出一个又一个好点子。在这个过程中，不要自我设限，不要过早评价，等到创意想得差不多了，再来考虑整理和执行。
[微风]关于作者
戴维·艾伦，美国著名的管理思想家，时间管理领域的世界级权威，GTD 时间管理方法的创始人，被《福布斯》评为美国最优秀管理专家之一。作为一名行政管理培训专家和教育家，他拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。
[微风]关于本书
时间管理领域的经典名作，首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法，帮助我们解除精神负担，保持大脑良好状态，轻松高效完成工作。
[微风]核心内容
GTD 时间管理体系认为，时间管理的关键，不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率，它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容地面对繁重工作。
[微风]内容简介
我们在工作中基本都会遇到工作量繁重，但是时间、精力又有限的情况，这给我们带来很大压力。你可能一天要写上百封电子邮件，也可能同时在几十个微信群里回复信息，在这种状态下，你的工作状态很难达到最好，还会影响生活的幸福感，所以，越来越多的职场人需要学会时间管理方法。
那么，我们到底要怎么样做时间管理。时间管理管什么？我们用时间管理，想要获得什么样的结果？这些在《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》这本书里都给出了很好的答案。
这本书理论体系的关注点，并不仅仅在于通过技术性安排日程来提高工作效率，作者非常深刻地抓住了时间管理的本质目标，那就是管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容地面对繁重工作。这也是《搞定》这本书的副标题所揭示的信息，它追求一种轻松无压力的工作状态。
[威武]这本书主要包括以下三个重点：
一，GTD 方法认为，时间管理的核心目标在于通过外部工具解除精神负担，保持大脑轻松愉快；
二，如何通过横向管理方法，妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统；
三，如何通过纵向管理方法，处理重点工作项目。
[炸鸡腿]第一部分
在社会运转速度越来越快的情况下，人们面临的工作压力越来越大，也越来越普遍，这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过，人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西，很多现代的时间管理学流派，也就将注意力集中在了工作计划上，将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划，通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法，让你的日程变得条理清晰，然后妥善执行计划，达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。
不过，相比这些流派，戴维·艾伦的 GTD 方法考虑问题要深刻很多。它并不是不重视工作计划，而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题：备忘录、时间表、日程表、工作计划，弄出这些东西的目的是什么？只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗？GTD 方法并不这么想。它认为，你弄出工作计划，进行时间管理，归根结底是要通过外在的工具和技术，将那些可能让你心烦意乱的工作安排，从你的大脑里移出去，让你的大脑保持轻松愉快，以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。只有轻松愉快的状态，才能让你提高工作效率和质量。
GTD 方法做出这样的论断，是基于什么样的理论基础呢？是基于戴维·艾伦对人类大脑弱点的认识。这里面有长期的经验判断，也有脑科学和认知科学的研究成果。虽然人类的大脑极其复杂精巧，但它也并不是无所不能的，也有很多局限。其中一个非常重要的局限，就是大脑很难一边思考，一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强，就像是小学生背古诗，如果通过思考先想清楚诗句含义，肯定比囫囵吞枣生背效果好，但是，思考和记忆其实不是同时完成的。对你的大脑来说，如果要保持强大的思考能力，去应对工作任务，就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。举个例子来说，如果你一边处理工作任务，一边还要绞尽脑汁去回忆，明天要处理的任务老板是怎么交代的，或是还要去纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成，这种状态难免会让你精神紧张，工作效率和质量也就难以保证了。这就是 GTD 方法要避免的一种状态。
对于人类大脑的这个特性，用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器，也就是 CPU，然后有个部件和 CPU 相连，叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前，以及运算结果从 CPU 输出之后，都需要在随机存储器里短期存储一下。但是，随机存储器不能堆积太多的数据，如果它被填满了，CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的，而人类大脑也是如此，昨天的任务没有处理完，明天的任务需要明确细节，这些占用记忆资源的内容如果堆积过多，就会严重影响大脑的思考能力。
很多时候，繁重琐碎的工作任务之下，让你产生巨大精神压力的，其实主要是事情缠夹不清、搅和在一起的状态。很多时候，工作本身即便有挑战性，如果只需要面对手头的这个任务，其实也还算可以忍受。但如果在处理手头任务的时候，还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾、或者明天的任务怎么开头，这种感觉就太可怕了。因此，在繁重琐碎的工作压力下，时间管理的核心目标，就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑，让你不用考虑昨天和明天，始终只需要面对今天的事情，面对手头的工作任务。你的状态比较轻松，注意力比较集中，也就更能够提高工作的效率和质量。
那么，把它们从大脑里赶到什么地方去呢？看看电脑的例子，其实很简单。对电脑来说，要保持 CPU 的思考能力，避免随机存储器被数据填满，就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆，它来做专业的事情，就可以把 CPU 解放出来，专心致志地完成思考和运算任务。对照电脑的安排，你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘。GTD 方法认为，将工作任务分门别类整理妥当，放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去，就相当于将数据转移到硬盘里存储，为大脑留出充分的思考空间。
衡量这样的一个工作计划系统是否成功，并不在于载体和形式，最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的关键是，将工作任务整理到这个系统里去之后，你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢？有两点要注意。
第一，昨天的工作任务一定要按计划完成，除了那些自己不能控制的特殊情况之外，不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴，在脑海里挥之不去，就会影响今天的状态。而且，工作留尾巴还有另外一层危害：我们大脑的状态会受到情绪的影响，你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候，就相当于在做一个自我承诺，工作没有按计划完成，就相当于自我承诺没有实现，虽然没有外人来惩罚，但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感，这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担，所以要尽量避免制定不切实际的工作计划，充分考虑自己的能力和任务难度。
第二，明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候，一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能，就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘，意思就是说，你的大脑即使忘了也没关系，因为整理到外脑里的信息是充分的，等到需要的时候，看一眼就可以动手干活。
[炸鸡腿]第二部分
除了提出原则之外，GTD 方法也提供了一整套具体的操作流程，就是如何通过横向管理方法，妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统。
GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段，五个阶段循序渐进，构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括：第一，收集，要收集一切与工作相关的事务与信息；第二，理清，要理清每个项目的意义和相关措施；第三，整理，要组织整理形成工作清单，提出选项；第四，回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；第五，执行，要着手行动，全身心地投入工作中。
这五个步骤并不复杂，我们在每天日常的工作和生活中，可能已经不自觉地运用了这套方法。设想这样一种情形，朋友前来拜访，你准备给他做顿饭，而这个时候厨房里一团糟，你会怎么处理呢？首先，你要确定所有需要妥善放置的东西，食材、调料、厨具、垃圾，这一步是收集；然后，你决定哪些要扔掉，哪些要留在原处，哪些应当重新摆放，这一步是理清；接下来，你根据要做的菜，将不用的东西放回冰箱和柜子，要用的东西摆放在顺手的地方，青菜放在水池中清洗，垃圾扔进垃圾桶，这一步是整理；然后你核对一下准备的食谱，看看手头材料和工具是否齐备，这一步是回顾；最后，点火，起锅，开始做饭，这一步就是执行。
[炸鸡腿]第三部分
你在运用横向管理方法整理工作计划的时候，有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作，需要集中力量突破，还需要经历不同的处理步骤。GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目，项目往往是你工作日程中的重点和难点。同时，GTD 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南。如何通过纵向管理方法，处理重点工作项目。这种方法符合大脑处理工作的自然过程，也称为自然计划法。
纵向管理方法也分为五个步骤。
第一步是定义目标和原则，既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标，也要明确在处理这项工作项目的过程中，你所遵循的原则和价值观。
第二步是展望结果，描绘前景。工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，你应当在大脑里清楚勾勒出来，而且能用语言清晰描述出来。
第三步是头脑风暴。有了目标，有了关于未来成功的景象，在足够放松的状态下，你的大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过，比选择工具更重要的，是你在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量，不要太在意质量，不要对自己的想法过早给予评判和质疑，要努力打破常规和思维定式，至于对想法的评价、分析和组织，留给下一步就好了，也就是第四步，组织整理。
在第四步组织整理这个阶段，你要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类，然后上一阶段不是头脑风暴了吗？再把获得的成果分类填空，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。
最后一步，也就是第五步，采取行动。你要根据确定的方案，妥善分配资源，坚持不懈，直到成功。
举个例子，说明下五段式纵向管理方法的操作过程。假设你准备安排一个饭局，在所有的工作开始前，你先要确定为什么要吃这顿饭，只是为了自己填饱肚子，还是要和老朋友交流感情，或者是想谈成一笔生意。这一步就是目标。目标确定之后，你的脑海里出现了这个饭局的情景，例如，在一家金碧辉煌的商务餐厅，和生意伙伴一边碰杯一边交谈。这一步是前景和展望。如果你认同这种展望，你的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题，应该选择中餐还是西餐，餐厅的环境好不好，选定的餐厅会营业到几点，人多不多，要不要预定，如何邀请你的生意伙伴，要不要安排车辆，诸如此类。这个时候，你已经进入了头脑风暴的阶段。当你的头脑被问题和想法填满之后，接下来的工作就是组织整理，把饭局成功的条件做一个大概的分类，比如，地点选择，时间安排，流程和细节，再将头脑风暴的成果分门别类地填进去，通过评估形成方案。最后一个阶段，你开始行动了，拿起电话预定餐厅，联系生意伙伴，确定行程，安排车辆，最后收获一个成功的饭局。
按照 GTD 原则，时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担，所以我们要建立工作计划系统，将繁琐的事务赶出大脑，让你轻松愉快地面对眼前工作。而自然计划法的核心，同样也是缓解压力、释放大脑，让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态，自然而然地产生创意思维，想出一个又一个好点子。在这个过程中，不要自我设限，不要过早评价，等到创意想得差不多了，再来考虑整理和执行。
地上湿漉漉的，似乎又是一夜凉雨。各种软件都在提示着双十一购物节的来临，却仿佛并没有什么太多要买的，不像往年，早早就堆满了购物车。清单里列了几样，除却日常生活用品，想给潘先生添置一两件羊毛衫，想给自己添置一件牛角扣大衣。又想起过年要去贵阳，是不是也可以提前给大家购置礼物，忽然觉得这也是一桩劳心劳力的事。冷天里，热烈愈少，欢愉愈少。
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